Documents
Documents liés à plusieurs hébergements
Vous avez la possibilité de configurer des documents de réservation, liés à un ou plusieurs de vos hébergements. Ces documents pourront être envoyés automatiquement à vos clients, pour toutes les réservations sur les hébergements concernés.
Créer des documents
Vous pouvez ajouter un fichier .png, .jpeg ou .pdf et choisir un nom d'affichage, qui sera utilisé dans la liste de vos documents.
Si vous utilisez la limite l'accès du document, celui-ci ne sera pas visible pour le client avant la date prévue (cela peut être défini par exemple pour 2 jours avant son arrivée dans le logement, pour un plan d'accès ou d'autres documents liés à l'arrivée).
important
Vos clients seront automatiquement notifiés de la disponibilité d'un nouveau document via la messagerie, où ils pourront également télécharger la pièce jointe.
Associer les documents
Vous pouvez ensuite définir pour quels hébergements ce document sera utilisé. Cela sera valable pour toutes les réservations faites sur ces hébergements à l'avenir.
important
Attention, les documents nouvellement crées ou associés ne seront envoyés automatiquement que pour les réservations futures. Les réservations déjà en cours lors de ces modifications ne seront pas prises en compte.
Modifier les documents
Vous pouvez télécharger, modifier ou supprimer librement vos documents.
Détail d'une réservation
Les contrats de locations et factures sont accessibles dans le détail d'une réservation, pour vous et votre client.
Modification de la facture
Dans le cas d'une réservation directe, vous pouvez compléter le formulaire de modification de la facture et l'envoyer à votre client.
Ajout de suppléments pour un contrat direct
Dans le cas d'une réservation directe, vous pouvez ajouter des suppléments en modifiant la facture :
Une fois la facture modifiée, les suppléments sont ajoutées dans la facture au format PDF :
Calcul des charges en fin de séjour
Si vous avez créé des charges en plus des suppléments pour une réservation, vous devez calculer en fin de séjour la consommation totale de votre client pour définir son montant total à payer.
Rendzignez le tarif des charges et la quantité consommée par votre client. Vous pouvez modifier le nom, le montant unitaire TTC, la quantité, la description et le taux TVA des charges.
Une fois les charges calculées, elles seront affichées sur la facture voyageur :
L'attestation de séjour
Après son séjour, votre client pourra vous demander une attestation de séjour, que vous devez télécharger depuis le détail de la réservation concernée. Tous les contacts présents dans la réservation seront inclus dans l'attestation : le contact principal et les supplémentaires.
Cette liste de contacts est créée par le client pour une réservation web, ou par vous pour une réservation en contrat direct.
Envoyer des documents par e-mail
Certains documents peuvent être envoyés par e-mail à vos clients, directement depuis le détail d'une réservation.
Le contenu de l'email est généré automatiquement mais vous pouvez le modifier si besoin. Vous pouvez également demander de recevoir une copie de l'email sur sa propre adresse.
Le client recevra cet e-mail avec le document en pièce jointe :
Suivi des envois
Le suivi des envois vous permet de suivre les documents que vous envoyez à votre client.
