Paramètres de votre hébergement

La configuration des paramètres de votre hébergement, dans l'onglet Commercialisation/Planning > Mes paramètres, est nécessaire avant de définir ses tarifs et disponibilités.

note

La configuration des structures et des hébergements se fait séparément. Vous pouvez accèder à chaque interface grâce au sélecteur en haut de page.

Paramètres de vos structures

Fuseau horaire de la structure

Pour paramètrer une structure, sélectionnez "Configurer mes structures" puis la structure concernée.

Le fuseau horaire doit être sélectionné dans le cadre des réservations avec délai d'acceptation, afin de calculer la fin du délai.

Configuration des documents

Il est possible d'envoyer une image à utiliser en tant que signature sur les documents PDF (comme le contrat ou l'attestation de séjour par exemple):

Configuration des e-mails

Les e-mails liés aux réservations peuvent être personnalisés pour ajouter des informations adaptées au client et au séjour, comme leur nom et prénom et les dates d'arrivée et de départ dans l'hébergement.

Le texte par défaut est affiché pour le contrat, la facture, l'attestation de séjour et tous les documents créés pour les réservations, il suffit de lui ajouter les commandes suivantes pour qu'elles soient mises à jour automatiquement à la création de l'email :

• {nom} : nom du client,
• {prenom} : prénom du client
• {nom_complet} : nom complet du client (prénom + nom)
• {date_entree} : date d'entrée dans le logement
• {date_depart} : date de sortie dans le logement.

Paramètres de vos hébergements

Pour paramètrer un hébergement, sélectionnez "Configurer mes hébergements" puis l'hébergement concerné.

Entrées et sorties

Ces informations sont destinées aux voyageurs et définissent leurs conditions d'entrée (arrivée) et de sortie (départ) de votre hébergement. Les informations d'arrivée ou de départ ajoutées ici seront communiquées au client dans leur contrat et le détail de leur réservation.

Délai minimal entre la réservation et l'arrivée du locataire (en heures ou jours) : dans le cas d’une réservation en ligne, le client doit réserver au minimum un nombre d'heures/jours avant son entrée dans l'hébergement.

Délai minimal entre deux séjours (en heures ou jours) : plage horaire minimale entre la sortie d’un voyageur et l’entrée du voyageur suivant (permet de réserver du temps pour le ménage, etc.).

Dépôt de garantie ou caution

Le dépôt de garantie est une somme d’argent que le locataire doit vous verser dès la signature du contrat de location. Vous encaisserez cette somme et la conserverez pendant toute la durée de la location. Elle permet de couvrir d'éventuels impayés, dégradations ou défauts d'entretien du logement par le locataire.

Vous pouvez définir le montant du dépôt de garantie souhaité, et définir sous quel délai vous souhaitez le recevoir. Cette information est affichée pour le voyageur dans son contrat de location, si vous l'avez renseignée dans ces paramètres.

Activer la réservation en ligne

Vous pouvez configurer les contraintes, tarifs et services de votre hébergement sans activer cette option, mais il ne sera pas réservable en ligne sur le site clevacances.com.

Lorsque cette case est cochée, des champs supplémentaires s'ajoutent au formulaire, voir l'activation de la réservation en ligne.

Vente de Dernière Minute

Une réservation faite dans le délai choisi sera considérée comme une Vente de Dernière Minute.

La Vente de Dernière Minute supprime les contraintes liées :

• à la durée minimale du séjour,
• au délai minimal entre la réservation et l'arrivée du client dans votre hébergement,
• les jours d'arrivée possibles dans votre hébergement.

Des promotions ou autres particularités pourront également être appliquées aux Ventes de Dernière Minute.

Notifications de réservations

Vous pouvez renseigner votre adresse e-mail et vos numéros de téléphones pour recevoir les notifications concernant les réservations instantanées et les réservations avec délai d'acceptation.

Ces champs sont obligatoires si vous avez activé la réservation en ligne et devront être confirmés par code de validation.

Paiements

important

Ces configurations d'acomptes ne seront prises en compte que pour les réservations en contrat direct.

Configuration du paiement

Pour une réservation à plus de 30 jours du jour d'arrivée :

• lors de sa réservation, il est demandé au client de payer un acompte (un pourcentage du total de la réservation),
• le paiement de l'acompte se fait obligatoirement en ligne,
• le solde sera demandé 30 jours avant le jour d'arrivée et peut être payé sur place,
• si vous décidez d'"imposer le paiement sur place" en cochant cette case, le solde devra obligatoirement être réglé sur place.

Pour une réservation à moins de 30 jours du jour d'arrivée :

• le paiement sur place n'est pas possible,
• aucun acompte n'est demandé,
• le paiement du solde se fait obligatoirement en ligne.

Il n'y a pas de limite au taux d'acompte que le propriétaire peut définir, ni pour le taux pas défaut ni pour les règles personnalisées.

Le champ "Règlement de l'acompte (en jours)" vous permet de décider du délai donné au client pour payer son acompte, à partir du jour de création de la réservation. Ce délai ne sera appliqué qu'au réservations en direct.

Le champ "Délai de réception du solde (en jours)" vous permet de décider du délai donné au client pour payer le solde, à partir du jour de création de la réservation. Ce délai ne sera appliqué qu'au réservations en direct. Par défaut, ce délai correspond à la date d'arrivée du locataire dans l'hébergement.

Pourcentages d'acomptes personnalisés

Un taux par défaut doit être défini pour l'acompte, mais vous pouvez si vous le souhaiter configurer une ou plusieurs règles personnalisées en fonction du délai entre la réservation et le début du séjour.

Moyens de paiements acceptés

Pour le cas d'une réservation en contrat direct ou d'un paiement sur place lors d'une réservation web, vous pouvez préciser quels moyens de paiement vous souhaitez accepter. Ceux-ci seront affichés dans le contrat de location.

L'ordre pour le chèque doit être renseigné ici pour être inclus dans les documents à destination du voyageur.

Accueil des animaux

Si vous pouvez acceuillir des animaux dans votre hébergement, vous pouvez préciser le type et la taille des animaux acceptés :

• les NAC (Nouveau Animaux de Compagnie) incluent les animaux autres que chien et chats (lapins, furets, certains oiseaux, rongeurs, reptiles, etc.),
• les chiens de catégories 1 et 2 nécessitent un permis de détention (Staffordshire terrier, Rottweiler, Tosa par exemple).

Le formulaire de réservation sur le site clevacances.com précise aux voyageurs quels animaux sont acceptés dans votre hébergement :

Contenu des contrats de location

Conditions Générales de Vente

Vous pouvez choisir d'utiliser des C.G.V. de Clévacances pour toutes vos réservations, ou renseigner ici vos propres C.G.V. pour qu'elles soient communiquées à tous les clients réservant votre hébergement en contrat direct :

Informations complémentaires

Vous pouvez utiliser ce champ texte libre pour toute information supplémentaire que vous souhaitez communiquer au client dans le contrat.

Configuration pour la taxe de séjour

La taxe de séjour sera calculée pour chaque réservation en fonction de la composition, des dates de séjour, du classement et du type de votre hébergement, à renseigner ici. En cas de paiement en ligne, la taxe de séjour sera automatiquement prélevée et revérsée par Clévacances. Dans les autres cas, son montant sera indiqué sur les contrats de location; ce sera à vous de la collecter directement auprès du locataire.

Pour les chambres d'hôtes, la date de classement n'est pas à renseigner.

Pour plus d'informations sur la taxe de séjour : https://www.impots.gouv.fr/taxe-de-sejour

note

Pour éviter des bloquages si vous n'avez pas encore reçu votre justificatif, la pièce jointe n'est pas obligatoire : nous comptons sur votre bonne foi.

Copier les paramètres d'un autre hébergement

Une fois que vous avez configuré les paramètres d'au moins un hébergement, vous pouvez les copier pour vos autres hébergements, en utilisant le champ à droite du sélecteur d'hébergements. Les paramètres seront pré-remplis mais il est toujours nécessaire de les enregistrer. Vous pouvez toujours les modifier au cas par cas si nécessaire.